Tre av ti må skynde seg

Undersøkelsen bygger på svar fra IKT-ansvarlige i 249 av landets 430 kommuner og er brukket ned i detalj på hva som registreres og hva som deretter publiseres.

Lite fulltekst

178 av de 249 kommunene (71,5 prosent) publiserer inngående og utgående post på nettet. Det som legges ut er i hovedsak tittel og/eller annen informasjon om dokumentene. 158 av de 178 kommunene (93,5 prosent) publiserer inngående post i denne formen, mens 145 (85,8 prosent) presenterer utgående post på samme måte.

Inngående og utgående dokumenter i fulltekst publiseres av en mindre andel, henholdsvis 50 (29,6 prosent) og 60 (35,5 prosent) av de aktuelle kommunene.

SMS og chat

Det er store forskjeller i kommunenes rutiner for elektronisk registrering av henvendelser. Mellom 95 og 99 prosent av alle de 249 kommunene i undersøkelsen har etablert rutiner for elektronisk registrering av formelle henvender, som brev, faks og e-post.

Ganske få kommuner har etablert rutiner og løsninger for kommunikasjon via nye digitale kanaler, som i dag oppfattes som mer uformelle. Kun 23 kommuner (9,2 prosent) svarte at de registrerer tekstmeldinger, mens 16 (6,4 prosent) registerer henvendelser som kommer via chat-tjenester.

– Sjekk

Norsk Journalistlag oppfordrer journalister til å sjekke om e-poster og tekstmeldinger blir journalført hos offentlige myndigheter. NJ-advokat Ina Lindahl viser til at e-post som verktøy for saksbehandling er i ferd med å bli tatt rutinemessig i bruk i nesten hele samfunnet.

– Tilbakemeldinger jeg får fra journalister går ut på at det likevel ikke er mulig å registrere en tilsvarende vekst av e-posti postjournalene. Det betyr at store mengde elektroniske saksdokumenter ikke journalføres. Journalene er selve nøkkelen for å kunne gjøre seg kjent med offentlige virksomheters saker. Uten journalføring er det umulig å vite at dokumenter overhodet finnes, og langt mindre å kunne spore dem opp, poengterer hun.

Har vilje

KS-direktør Sigrun Vågeng slår fast at de nye kommunikasjonskanalene skaper nye utfordringer.

– Men vi er sikre på at kommunene har vilje til å etablere gode rutiner. KS har nylig etablert en faggruppe for arkivering og dokumentasjon. Den vil se på behov og muligheter for å bistå kommunene med hvordan de bedre kan håndtere registrering av ulike typer henvendelser, sier hun.