Alle postjournaler på nett

Sliter du fortsatt med gammeldagse og lite tilgjengelige papirjournaler i jakten på gode nyheter? Nå er det snart slutt på slike plager. I tillegg til staten er det nå håp om at alle kommuner og fylker vil ha elektroniske postjournaler på plass i løpet av året.

Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartmentet (FAD) planlegger å lansere den nye Offentlig elektronisk postjournal (OEP) for statlige virksomheter i februar, etter en rekke forsinkelser Journalisten.no har beskrevet underveis. Dermed vil både journalister og folk flest kunne søke, finne og få utlevert dokumenter via internett.

Klar melding

Nå kommer også kommunesektoren på banen, og målsettingen er konkret:

– Alle kommuner bør ha en tilgjengelig, elektronisk postjournal. Dette er svært viktig i forhold til meroffentlighetsprinsippet og dermed for lokaldemokratiet. KS anbefaler derfor alle kommuner som ikke allerede publiserer postlistene på nett, å få dette på plass i løpet av 2010, sier Sigrun Vågeng til Journalisten. Hun er administrerende direktør i Kommunesektorens Interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS).

Målsettingen supplerer kommunenes egen plan for IKT-utvikling, E-kommune 2012, som KS la fram i 2008.

Forbilde

Lillesand har vært en foregangskommune når det gjelder åpenhet og tilgang på offentlig informasjon. Norsk Presseforbunds offentlighetsutvalg ga Lillesand Flavius-prisen i 2007. Prisen, oppkalt etter en romersk slave som stjal og offentliggjorde viktig informasjon, skal fremme innsats for økt åpenhet og innsyn.

Det viktigste for juryen var at Lillesand har en erklært målsetting om å praktisere meroffentlighet i størst mulig grad. På lillesand.kommune.no får journalister og andre tilgang til post til og fra kommunen, dag for dag. Innsendte dokumenter, bilder og annet ligger tilgjengelig for nedlasting. En drøm for journalister med lang erfaring fra dokumentjakt i offentlige postjournaler. Landets største kommune, Oslo, tilbyr en mer tradisjonell postjournal også på nett. I begge kommunene er postjournalene utstyrt med enkle søkefunksjoner.

Ikke med

Kommuner og fylkeskommuner er ikke pålagt å gjøre sine elektroniske postjournaler tilgjengelig for allmennheten på internett. Det framgår av paragraf 6 i forskriftene til den nye offentlighetsloven som ble innført 1. januar 2009. Det er derimot statlige virksomheter, som alle departementene, Statsministerens kontor, direktoratene, tilsynene samt fylkesmennene. Disse vil fases inn på OEP-tjenesten i etapper utover i 2010.

Seniorrådgiver Sidsel I. Tønnessen i FAD sier til Journalisten at departementet ikke har noen planer om å inkludere kommunesektoren i OEP.

– De faller ikke inn under vårt område. Men alle offentlige virksomheter kan publisere postjournaler dersom de ønsker det. Det skal i tilfelle gjøres i henhold til de alminnelige reglene i offentlighetsloven. Det vil selvfølgelig heller ikke være noe i veien for at kommunene etabler et lignende samarbeid som OEP, sier Tønnesen.

Flate filer

De fleste kommuner som er på nett med sine postjournaler, legger ut såkalt flate internettfiler, kun utstyrt med enkle søkefunksjoner. OEP tilbyr derimot avanserte søkemuligheter, samlet i en felles portal for de statlige virksomhetene.

Om ikke kommunene går med i OEP, finnes likevel andre muligheter. En løsning kan være at Kommuneforlaget etablerer en felles portal for de kommunene og fylkeskommunene som ønsker det, får Journalisten opplyst i KS. Alle saksarkiv-systemer som er i bruk i kommunene har ifølge KS en postjournal-modul som enkelt kan integreres med kommunens portalløsning. Det er heller ikke store kostnader forbundet med dette.