Tromsø kommune får innsynsrefs i rapport

I ny rapport fra Arkivverket får Tromsø kommune hard kritikk for behandling av offentlige dokumenter, skriver Nordlys, som kaller rapporten «totalslakt».

Tromsø kommune får kritikk for følgende avvik:

• Ledere og saksbehandlere lar være å journalføre dokument for å unngå innsynskrav.
• Kommunen har et betydelig etterslep på deponering av både elektronisk og analogt arkivmateriale.
• Kvalitetskontrollen over den offentlige postjournalen har hatt «betydelige svakheter» over tid.

Fagdirektør i Arkivverket Kjetil Reithaug mener avvikene mot Tromsø kommune er alvorlige og kan føre til mistillit blant skattebetalerne.

Reithaug mener Tromsø kommune mangler rutiner og retningslinjer for hvem som har ansvar for å følge opp arkivene. Tromsø kommune har nå fått totalt åtte pålegg om utbedringer som må rettes opp i løpet av tre til tolv måneder.

Kommunedirektør Stig Johnsen sier til avisa at kommunen tar avvikene på alvor.

– Vi har allerede hatt første møte i en gruppe som skal se på avvikene. Hvorfor post til kommunen ikke blir arkivert er et godt spørsmål. Det er ikke akseptabelt, sier Johnsen til Nordlys.

Om Arkivverkets konklusjon om at ansatte bevisst holder dokumenter unna arkivet for å unngå innsynsforespørsler svarer han:

– Om det stemmer er det alvorlig. Vi skal være profesjonell og ansvarlig og transparent i alt vi gjør. Så må vi huske på at det ikke er all kommunikasjon til kommunen som journalføres. Og i Tromsø er det enormt med informasjon. Men dokumenter som har med saksbehandling å gjøre skal inn i arkivene. Reglene er ikke utydelige, dette handler om å etterleve regler og internkontroll.

Arkivverket et et statlig organ underlagt Kulturdepartementet som blant annet har ansvaret for å følge med på norske kommuners oppfølging av postjournaler, og sikre seg at informasjon som etter loven skal offentliggjøres, faktisk blir lagt i arkivet.

LES OGSÅ:

Slår alarm om journalføring: – Vil bli enda vanskeligere å få ut opplysninger i fremtiden